Tüm dünyayı etkisi altına alan Covid-19 salgınında, şüphesiz ki ilklerin yaşandığı ülke Çin. Salgından toparlanma süreci ve ekonominin tekrar canlanmaya başlaması için atılan adımlar da ilk olarak bu ülkede yaşanıyor. Bu doğrultuda, ekonominin canlanmasına ön ayak olacak etkenlerin başında da ofislere geri dönüş sürecinin sorunsuz yaşanması gelmektedir. Bu konuda da Çin örneği bize yol gösterici olabilir.
Covid-19 salgınının yayılma hızını düşürmek ve çalışanları bu hastalıktan korumak için uygulanan evden çalışma yöntemi, etkin bir şekilde bir süredir uygulanıyor. Ancak Beijing’de bulunan “Cheung Kong Graduate School of Business” kurumunun hazırladığı bir araştırmaya göre; çalışanların %50’den fazlasının, evden çalışma düzeninin kendi verimliliklerini ciddi anlamda düşürdüğünü ifade ediyor. 5835 katılımcıyla gerçekleştirilen bu araştırmada, katılımcıların %10’u evden çalışmanın daha verimli olduğunu, yaklaşık %40’ı verimliliklerinde bir azalma olduğunu, %15’i ise verimliliklerinin ciddi oranda azaldığını belirtiyorlar. Global bir yatırım firması olan KKR’nin Shanghai ve Beijing ofisleri başkan yardımcısı Amy Sun’ın ifadesine göre; pek çok iş arkadaşının tekrar ofis ortamında çalışmak istediğini belirtiyor ve ekliyor: “Modern teknolojinin evlerimizden çalışmak için yeterli ortamı rahatlıkla sağlamasına rağmen, özellikle iş arkadaşlarımızla birlikte gerçekleşen kollektif işbirliği ve çalışma düzeninin verimliliği yadsınamaz. Evdeki çalışma ortamında, iş hayatı ve kişisel yaşamın sınırları çoğu zaman birbiri içerisine rahatlıkla karışabiliyor. Bu durum da dikkat dağınıklığına sebep olup, rahatsız edici seviyelere ulaşabiliyor.”
Çinli ofis çalışanlarının çoğu, evden çalışma düzenine geçilmesi ile birlikte, kendilerine ait izole bir çalışma ortamı bulamadılar ve konsantrasyon problemleri ile ergonomik rahatsızlıklar yaşadılar. Çoğu kişi sırt ve bel ağrıları yüzünden fiziksel yorgunluk hissettiklerini ve çalışmakta zorlandıklarını ifade ediyorlar. Ayrıca sanal toplantı programlarının, ofis ortamlarındaki yazı panosu, dijital boardlar gibi araçların yerini tutmadığını, bu sebeple yaratıcı ve özgün fikirlerin ortaya çıkamadığını belirtiyorlar.
Ofislerdeki Yeni Düzen ve Kurallar:
Ofislere geri dönüş sürecinde Çin şirketlerinin birinci önceliği iş verimliliğinden ziyade, insan sağlığı. Bu doğrultuda yeni düzenlemeler ve yeni kurallar geliştiriyor. Bu kuralların başında esnek mesai saatleri ve esnek çalışma düzeni geliyor. Eski düzendeki mesai başlangıç ve bitiş saatlerinde yaşanan yoğunluğun azaltılması temel prensip. Yeni düzen ile birlikte, ofis girişlerinde vücut sıcaklığının ölçülmesi, kimlik bilgilerinin kontrolü, asansör ve merdiven kullanım koşulları, sosyal mesafenin (2 metre) korunması gibi koşullardan dolayı, giriş ve çıkışlarda uzun kuyruklar oluşabiliyor. Buralarda yaşanacak bekleme sürelerini azaltmak ve iş gücü kaybını önlemek için, esnek çalışma düzeni şart. Ofis içerisinde ise gerek çalışma ortamında, gerekse de sosyal alanlarda maske takmak ve sosyal mesafe kuralları elbette ki zorunlu.
İlave olarak çalışma alanlarındaki yoğunluğu azaltmak için de yapılması gereken bazı fiziksel değişiklikler bulunuyor. Çalışanlar arasındaki mesafenin korunabilmesi için, bazı çalışma masa ve sandalyeleri kaldırılmalı veya kullanılmaması yönünde önlemler alınması gerekiyor. Ayrıca genel sirkülasyon alanları, gidiş ve geliş yönleri olarak ayrı ayrı şeritler halinde tariflenmelidir. Bu doğrultuda çalışanların yüz yüze ve karşılıklı temasları azaltılmış olur. Kafeterya ve toplantı odaları gibi toplu kullanıma açık mekanlarda ise, kişi sayısına sınırlama getirilmesi ve toplantı odalarının kişisel çalışma alanlarına dönüştürülmesi gerekmektedir. Ayrıca hijyen koşullarının sağlanabilmesi için, özellikle tuvalet ve kafeterya – yemekhane gibi mekanların sadece akşamları değil, saat başı periyodik olarak temizlenmesi şart.
Ofislere geri dönüş sürecinde alınan bu önlemler ve yeni kurallar ilk bakışta oldukça kısıtlayıcı görünebilir. Ancak Amy Sun’ın ifadesine göre, bu kuralların işveren tarafından zorunlu hale getirilmesi, çalışanların istek ve beklentileri arasında yer almakta ve dolayısı ile bu geçiş sürecini daha da kolaylaştırmaktadır. Cheung Kong Graduate School of Business’ ın araştırmasındaki katılımcıların büyük çoğunluğuna göre ise (%88.5), alınan bu önlemler her ne kadar keyifsiz ve rahatsız edici gibi görünse de, personel tarafından son derece memnuniyetle karşılanıyor.
Sanal Toplantılar Devam Edecek:
Geçiş dönemi için Çinli firmalardan öğrenebilecek bir diğer sonuç ise, sanal toplantı alışkanlığının devam edeceğidir. Eskiye oranla ofis çalışanlarının oldukça büyük bir çoğunluğu Microsoft Teams, Zoom, Skype gibi programlar aracılığı ile sanal toplantı düzenine geçiş yaptı. Oldukça kolay ve hızlı bir şekilde adapte olunan bu düzen kalıcı olacak gibi görünüyor. Shanghai kökenli Swire Properties firmasının ürün geliştirme müdürü olan Thomas Woolsey’in ifadesi şöyle: “Şirket içi sanal toplantı programlarını Covid-19 başlangıcının 5-6 ay öncesinden itibaren kullanıyorduk. Ancak o dönemdeki kullanım yoğunluğu sadece %10-15 aralığındaydı. Bugünlerde ise tüm personelin günde en az 4-5 sanal toplantı yaptığını gözlemliyoruz. Bence bu durum gelecekte yapılacak iş seyahatlerini de ciddi oranda etkileyecek. Bu tür teknoloji kullanımları ile zaman ve enerji kayıpları önlenerek, üretkenlik ve verim artacak.” Woolsey’e göre bu gelişmeler, ofislerde yeni alışkanlıklar ve yeni mekansal ihtiyaçlar doğuracak. Kişisel konsantrasyonun sağlanabildiği ve sanal görüşme yapılabilecek bireysel kullanımlı odalara olan talep gün geçtikçe artacak.
Tekrar Bir Araya Gelmek:
Gensler firmasının Shanghai tasarım direktörü Doug Newkirk, geleceğin ofis planlarında bir takım değişikliklerin olacağına kesin gözüyle bakıyor. Ancak ofisleri var eden temel prensip ve amacın kaybolmayacağını belirtiyor. Newkirk’ün ifadesine göre: “Bu salgın öncesi ofis tasarımındaki temel prensip, insanların birlikteliklerini teşvik etmek ve işbirliği içerisinde daha üretken ve yaratıcı olmalarını sağlamaktı. Oysa şimdi insanları birbirinden nasıl uzak tutmamız gerektiğini konuşuyoruz. Bence ofislere geri dönüş sürecinde orta noktayı yakalamamız gerekiyor. Çünkü her ne kadar geçici bir dönem yaşasak da, şu günlerdeki konulara bakış açımız oldukça tepkisel. Bence insanların bir araya gelerek topluluk oluşturmaları, doğaları gereği oldukça güçlü içgüdüsel bir zorunluluk. Ve bu ihtiyacın bir anda kaybolacağını düşünmüyorum.”
Çin’in pek çok şehrinde işyerlerine geri dönen ofis çalışanları, yeni düzen ve kurallardan oldukça memnun. Ayrıca bu düzen dahilinde de olsa, yeni işbirlikleri kurabilme konusunda oldukça heyecanlılar. Tüm bu koruyucu meskeler, sosyal mesafeler, yeni kural ve yasaklar gibi düzenlemeler, çalışanların fiziksel ve psikolojik olarak daha güvenli ve rahat hissetmelerini sağlıyor. Ancak yine de oluşan bu güven duygusunun ardından, insan doğası ve ihtiyaçlarını karşılayan – aynı zamanda üretken ve yaratıcı ofis ortamlarına nasıl ulaşacağımızın cevabını bulmalıyız.